Jak vystavit fakturu?
Co je faktura?
Faktura je účetní doklad o prodeji zboží nebo poskytnutí služby. Nejedná se o doklad o zaplacení, ten se vystavuje samostatně, pokud je potřeba. Pro plátce DPH faktura slouží jako daňový doklad, zatímco jiné daňové dokumenty zahrnují účtenky nebo opravné daňové doklady.
Náležitosti faktury
Povinné údaje na faktuře se mohou lišit dle typu podnikání a DPH statusu. Každá faktura by však měla obsahovat:
- číslo faktury,
- datum vystavení a případně datum uskutečnění účetního případu,
- název a adresu firmy, popřípadě jméno a příjmení u OSVČ,
- IČO, údaje o odběrateli,
- položky faktury, cenu, měrnou jednotku a množství,
- způsob úhrady.
OSVČ uvádí zápis v živnostenském rejstříku, obchodní společnosti zase údaje o zápisu v obchodním rejstříku. Doporučujeme také uvést datum splatnosti a platební údaje pro bankovní převod.
Co obsahuje faktura neplátce DPH?
Pro neplátce DPH stačí uvést obecné údaje, bez uvedení DPH. Je vhodné přidat větu „Nejsem plátce DPH“ a vyhnout se označení „daňový doklad“ v záhlaví faktury, aby nedošlo k omylu. Dohlédněte také, aby váš obrat nepřekročil 2 000 000 Kč za posledních 12 měsíců, čímž byste se stali plátcem DPH.
Co obsahuje faktura plátce DPH?
Plátci DPH vystavují faktury jako daňové doklady, a to i pro neplátce. Je nutné doplnit DIČ obou stran, základ daně, sazbu a výši DPH, a datum uskutečnění zdanitelného plnění. U některých transakcí může být třeba uvést režim přenesení daňové povinnosti.
K čemu slouží zálohová faktura?
Zálohová nebo proforma faktura slouží pouze jako výzva k platbě a není účetním dokladem. Měla by obsahovat údaje o dodavateli, odběrateli, účtovaných položkách a platební údaje.
Jak vystavit fakturu do zahraničí?
Pro zahraniční faktury je vhodné použít jazyk zákazníka, uvést mezinárodní platební údaje (IBAN, SWIFT) a přihlédnout ke správnému zúčtování DPH. Pokud fakturujete v cizí měně, použijte kurz ČNB k datu uskutečnění plnění nebo vystavení faktury (dle DPH statusu).
Jak vytvořit fakturu?
Faktury lze vytvořit pomocí účetního softwaru nebo online portálů, které dokument automaticky vygenerují a usnadní nastavení správných údajů. Využití softwaru jako mPohoda, Fakturoid nebo iDoklad doporučujeme, jelikož zjednodušují správu a evidenci faktur.
Význam správného vystavení faktury
Správné vystavení faktury má zásadní význam nejen pro evidenci podnikatelských příjmů, ale i pro plnění zákonných povinností. Faktura slouží jako důkaz o poskytnutí služby či zboží a má vliv na finanční plánování a cash flow. Nesprávné údaje na faktuře mohou způsobit komplikace, například při daňové kontrole nebo při vymáhání pohledávek.
Digitalizace fakturace a automatizace
V dnešní době je stále populárnější digitalizace fakturace, která přináší řadu výhod – faktury lze odesílat elektronicky, snadno je archivovat a automatizované systémy umožňují přehledně sledovat platební termíny a pohledávky. Automatizace fakturačního procesu šetří čas a eliminuje chyby spojené s ručním vystavováním dokladů.
Vymáhání neuhrazených faktur
Pokud odběratel fakturu včas nezaplatí, podnikatel by měl mít připravený proces pro vymáhání pohledávky. Jedním z prvních kroků je zaslání upomínky, kde jsou uvedeny všechny důležité údaje, a připomenutí dlužné částky. Při opakovaném neplacení může být nutné zvážit právní kroky nebo využít služby inkasní agentury, která pohledávky řeší profesionálně.
