Nové trhy – zahraniční expanze s virtuální kanceláří

Virtuální kancelář v zahraničí může v závislosti na poskytovateli nabídnout lokální adresu, zpracování korespondence, místní telefonní číslo nebo přístup k zasedacím místnostem, aniž byste si museli dlouhodobě pronajímat vlastní kancelář. Díky tomu můžete zahájit jednání s obchodními partnery, spustit marketingové kampaně na vybraném trhu a ověřit zájem o nabídku ještě před založením pobočky nebo dceřiné společnosti.

Takové řešení může výrazně snížit náklady na nájem, vybavení, recepci nebo dlouhodobé nájemní smlouvy. Virtuální kancelář však sama o sobě nenahrazuje skutečné obchodní zastoupení, zákaznickou podporu ani logistické zázemí.

Před výběrem konkrétního balíčku si ověřte, jaký typ adresy skutečně získáte. Korespondenční adresa nemusí být automaticky použitelná jako oficiální sídlo společnosti, adresa pro registraci k DPH nebo místo pro přijímání vratek.

Požadavky se navíc v jednotlivých zemích liší. Například britský Companies House stanovuje konkrétní podmínky pro registrovanou adresu společnosti, aby na ni bylo možné řádně doručovat dokumenty. V Estonsku může společnost řízená ze zahraničí za určitých okolností potřebovat kromě právní adresy také licencovanou kontaktní osobu. Před vstupem na konkrétní trh proto vždy ověřte místní pravidla.

Než si objednáte zahraniční virtuální kancelář, analyzujte poptávku, cenovou hladinu, konkurenci, produktové požadavky, preferované platební metody a možnost poskytovat zákaznickou podporu v místním jazyce.

Následně vypočítejte marži po započtení dopravy, vratek, poplatků marketplace platforem, překladů, marketingu a daňového či právního poradenství. Produkt, který na českém trhu dosahuje marže 35 %, může být v zahraničí výrazně méně ziskový, pokud je přeprava drahá, dodací lhůta příliš dlouhá a zákazník musí zboží při odstoupení od smlouvy posílat zpět do České republiky.

Nové trhy je proto potřeba posuzovat podle jejich skutečné ziskovosti, nikoli pouze podle potenciálního objemu prodeje.

Model vstupu přizpůsobte také rozsahu plánovaného podnikání. Při přímém exportu může smlouvy se zákazníky uzavírat česká společnost, která také vystavuje faktury a nese odpovědnost vůči zákazníkům. Virtuální adresa v zahraničí pak plní především organizační nebo komunikační funkci.

Pobočka či odštěpný závod představují jiný stupeň přítomnosti na zahraničním trhu a jejich právní režim se řídí právem konkrétní země. Dceřiná společnost je naopak samostatnou právnickou osobou s vlastními orgány, účetnictvím a daňovými povinnostmi.

Pokud nový trh teprve testujete, zahraniční expanze s virtuální kanceláří může být vhodným prvním krokem před vytvořením rozsáhlejší lokální struktury.

Smlouva s provozovatelem virtuální kanceláře by měla odpovídat tomu, jak chcete na daném trhu skutečně podnikat. Samotná výše měsíčního paušálu v českých korunách nebo místní měně nestačí k posouzení výhodnosti nabídky. Dodatečně mohou být účtovány například skeny dokumentů, přeposílání zásilek, telefonní služby, pronájem zasedacích místností nebo archivace dokumentů.

Před zahájením expanze s virtuální kanceláří proto prověřte:

• Status poskytované adresy a možnost jejího použití v obchodním rejstříku dané země, na webových stránkách, fakturách a obchodních materiálech.
• Rychlost zpracování úřední korespondence, způsob upozornění na novou zásilku a odpovědnost poskytovatele za případné zpoždění při předání dokumentů.
• Rozsah telefonních služeb, podporované jazyky, provozní dobu a způsob předávání dotazů vašemu týmu.
• Možnost přijímání balíků a vratek. Standardní virtuální kancelář může přijímat pouze dopisy a nemusí být schopna zpracovávat zákaznické zásilky.
• Místní licence a oborové registrace, zejména v regulovaných odvětvích, jako jsou finanční služby, zdravotnictví, doprava nebo některé služby související se zaměstnáváním.
• Povinnosti související s výrobky, například požadavky na označení, návody, technickou dokumentaci, bezpečnost výrobků nebo rozšířenou odpovědnost výrobce (EPR).
• AML a KYC procedury. Poskytovatel virtuální kanceláře může požadovat identifikaci skutečného majitele, dokumenty společnosti, informace o podnikatelské činnosti nebo původu finančních prostředků.

Oddělte také administrativní funkci kanceláře od logistiky. Virtuální adresa, sklad a centrum pro zpracování vratek jsou tři různé služby. Pokud prodáváte fyzické zboží spotřebitelům, potřebujete řešení, které dokáže přijímat zásilky, identifikovat konkrétní objednávky, zkontrolovat vrácené výrobky a rychle vrátit nepoškozené zboží zpět do prodeje.

Samotná virtuální kancelář automaticky neznamená vznik stálé provozovny pro účely daně z příjmů, současně však její vznik nelze vyloučit pouze na základě toho, že firma využívá službu označovanou jako „virtuální“.

Podle principů používaných ve smlouvách o zamezení dvojího zdanění a v modelových pravidlech OECD je při posuzování stálé provozovny důležité především to, jak firma v dané zemi skutečně působí. Poskytovatel, který pouze přijímá a přeposílá korespondenci, vytváří jinou situaci než kancelář, kterou má česká společnost fakticky k dispozici a kde její pracovníci pravidelně vykonávají obchodní činnost.

Rozhodující proto může být skutečný způsob využívání prostor, přítomnost zaměstnanců nebo obchodních zástupců, jejich pravomoci a také konkrétní smlouva o zamezení dvojího zdanění mezi Českou republikou a daným státem.

Samostatnou analýzu vyžaduje DPH. Pouhá virtuální adresa zpravidla neposkytuje personální a technické zázemí, které je relevantní při posuzování stálé provozovny pro účely DPH. Situace však může být odlišná, pokud má podnik v zahraničí sklad, zaměstnance nebo jiné zdroje, které fakticky využívá pro svou ekonomickou činnost.

Pro české e-shopy prodávající spotřebitelům v jiných členských státech EU může být důležitý režim OSS (One Stop Shop). Ten umožňuje u vybraných přeshraničních B2C plnění odvádět DPH prostřednictvím jednoho členského státu, místo aby se podnikatel musel kvůli každému takovému prodeji samostatně registrovat ve všech zemích spotřeby. U přeshraničního prodeje na dálku v EU je přitom důležitá společná hranice 10 000 EUR pro příslušná přeshraniční plnění.

Jiná situace může nastat, pokud česká firma skladuje vlastní zboží přímo v jiném členském státě, například prostřednictvím lokálního fulfillmentového centra. Umístění zásob v zahraničí může vést k povinnosti registrace k DPH v dané zemi, i když podnik využívá OSS pro prodej spotřebitelům.

Od roku 2025 navíc v EU funguje přeshraniční režim pro malé podniky (SME scheme). Za splnění stanovených podmínek mohou malé podniky využívat osvobození od DPH také v jiných členských státech. Jednou z klíčových podmínek je, aby roční obrat podniku v celé EU nepřekročil 100 000 EUR, zároveň je však nutné dodržet národní limity a pravidla země, ve které chce podnik osvobození využít.

Virtuální kancelář tak může být praktickým nástrojem pro testování nového zahraničního trhu bez vysokých počátečních nákladů, neměla by však být zaměňována za způsob, jak se vyhnout místním registračním, daňovým nebo právním povinnostem. Čím větší skutečnou přítomnost firma v dané zemi vytváří – prostřednictvím zaměstnanců, skladu, obchodních aktivit nebo lokálních zdrojů – tím důležitější je předem posoudit daňové a právní důsledky takové expanze.