Legální zaměstnávání pracovníků – checklist a aktuální předpisy pro rok 2025

Než dojde k podpisu smlouvy a výplatě první mzdy, je třeba projít několika povinnými kroky. Vše začíná výběrem vhodného kandidáta, který splní očekávání firmy a přinese konkrétní hodnotu. Pokud se jedná o cizince, je nutné nejprve ověřit, zda má povolení k pobytu a práci. To je naprostý základ.

Dalším krokem je výběr správného typu smlouvy. Nejčastěji se uzavírá pracovní smlouva, ale možné jsou i jiné formy – dohoda o provedení práce (DPP) nebo dohoda o pracovní činnosti (DPČ). Volba by měla odpovídat povaze práce, rozsahu hodin i typu činností. Od toho se odvíjí způsob registrace a rozsah odvodů na pojištění.

Ještě než nový zaměstnanec nastoupí, ujistěte se, že máte vše připravené:

• máte přidělené IČO,

• zaměstnanec je registrován u ČSSZ,

• registrace u vybrané zdravotní pojišťovny byla provedena,

• podepsaná písemná smlouva se stanovenými podmínkami,

• stanovený pracovní řád a rozvrh pracovní doby,

• provedené školení BOZP a připravené pracovní místo,

• zaměstnanec byl informován o právech a povinnostech,

• v případě cizince – hlášení na příslušný úřad práce.

Rok 2025 přinesl několik důležitých změn, které mají vliv na proces zaměstnávání. Nejzásadnější novinkou je povinnost uzavírat všechny dohody DPP a DPČ písemně. Nedodržení této povinnosti může být postihováno jako přestupek. Byly zavedeny nové limity příjmů, po jejichž překročení vzniká povinnost odvádět pojistné a zaměstnanec získává nárok na dávky. U DPP je limit 11 500 Kč měsíčně, u DPČ 4 500 Kč.

Dále byla zavedena povinnost elektronického podávání veškerých hlášení. Dokumenty a registrace musí být zasílány prostřednictvím ePortálu ČSSZ a zdravotních pojišťoven. Pracodavatelé tedy musí mít přístup k těmto digitálním systémům – papírové formuláře již nestačí.

Změny se dotkly i minimální mzdy a daňových prahů. Platí jednotná pravidla pro délku dovolené, přestávky v práci a vedení dokumentace – bez ohledu na to, zda zaměstnanec pracuje na plný nebo částečný úvazek.

Jednou z největších chyb je opožděné hlášení zaměstnance. Registrace u ČSSZ musí proběhnout nejpozději v den nástupu do práce. Nejde o dobrovolnost, ale zákonnou povinnost, jejíž nesplnění může vést k pokutám.

Další chybou je zneužívání dohod DPP a DPČ v případech, kdy by měl být uzavřen klasický pracovní poměr. Tyto dohody jsou zákonem omezené a jejich používání má přesná pravidla.

Často se také podceňuje příprava dokumentace – chybějící překlady smluv, nedostatečné informace o náplni práce nebo absence školení BOZP. Na první pohled drobnosti, ale ve skutečnosti to mohou být drahé a nepříjemné chyby.

Správně nastavený proces zaměstnávání není jen o splnění povinnosti. Jde o budování důvěry a profesionality. Zaměstnanec, který ví, že vše je v souladu se zákonem, se cítí bezpečně a více se angažuje. Firma zase získává jistotu a nemusí se obávat žádné kontroly.

Zaměstnávání vyžaduje přesnost, plánování a znalost postupů. Pokud se držíte ověřených pravidel, máte větší šanci na stabilitu, efektivní tým a hladký chod celé firmy.