Typy a požadavky na účetní a daňové doklady – co musí podnikatel vědět?

Nejde jen o splnění zákonných požadavků. Dobře vedená dokumentace představuje ochranu při kontrole, daňovém sporu nebo při žádosti o firemní úvěr. Je také základem pro řízení firmy a plánování financí.

Stále větší pozornost se věnuje analýze peněžních toků, transakcím se spojenými osobami a digitalizaci dokladů. Papírový chaos je minulostí.

Mezi základní dokumenty patří:

• faktury přijaté a vydané,

• daňová evidence (u živnostníků s jednoduchým účetnictvím),

• podvojné účetnictví (u právnických osob a některých OSVČ),

• smlouvy, výplatní listiny, pokladní deníky,

• evidence dlouhodobého majetku,

• bankovní výpisy a doklady o platbě.

Minimální doba uchovávání je 5 let po skončení zdaňovacího období, doporučuje se však alespoň 6 let. Ministerstvo financí doporučuje archivaci až 10 let.

Digitalizace se posouvá na novou úroveň. Od roku 2025 se na více firem vztahují nové povinnosti:

• používání e-faktur ve formátu ISDOC (zejména při spolupráci s veřejným sektorem),

• elektronické podání přiznání a výkazů (kvalifikovaný podpis nebo datová schránka),

• digitální archivace dokumentů v souladu s právními předpisy.

Papírové dokumenty jsou stále přípustné, ale v B2B vztazích postupně mizí.

Povinnosti se týkají všech obchodních společností, OSVČ registrovaných k DPH, podnikatelů spolupracujících s veřejnými institucemi a příjemců dotací nebo účastníků veřejných zakázek.

Dokonce i mikropodnikatel bude muset používat nový formát a komunikaci přes datovou schránku.

Český daňový systém je přehledný, ale termíny si musíte hlídat sami. Klíčová data:

• DPH – měsíčně nebo čtvrtletně,

• DPFO – do 1. dubna (papírově), do 2. května (elektronicky),

• Účetní závěrka – schválení do 30. června, zveřejnění do července nebo prosince (dle typu subjektu),

• Dokumentace k transakcím se spojenými osobami – do 31. března

• následujícího roku.

Platí limit pro hotovostní platby – aktuálně 270 000 Kč. Nad tuto částku musí být transakce provedena bezhotovostně, například převodem.

Způsob úhrady musí být doložen – při kontrole může úřad požadovat důkaz o souladu se zákonem č. 254/2004 Sb.

Pokud obchodujete s propojenými osobami (kapitálově, personálně nebo rodinně), může vám vzniknout povinnost zpracovat dokumentaci převodních cen (transfer pricing).

Dokumentace není povinná automaticky, ale úřad ji může vyžádat v rámci kontroly. Doporučuje se dodržet metodiku OECD – včetně popisu funkcí, rizik, tržních podmínek a použitých metod výpočtu.

Pokud zaměstnáváte pracovníky, vaše povinnosti nekončí měsíčním zúčtováním mezd. Podle české legislativy je nutné uchovávat mzdové listy po dobu 45 let, evidenci pojistného po dobu 3 let a ostatní personální dokumenty minimálně 10 let – některé firmy si však tuto lhůtu prodlužují.

Tato povinnost vychází z požadavků souvisejících s důchody a sociálním zabezpečením.

Dbejte na kvalitní archivaci dokumentů. Ideálně v elektronické podobě, s řízeným přístupem a možností rychlého vyhledávání.

Dokumenty musí být vždy připraveny k předložení úřadům. Nejde jen o jejich existenci, ale i o způsob uložení. Povinnost uchovávat doklady po dobu 5 let platí pro všechny typy podnikání. Dokumenty týkající se majetku je třeba uchovávat až do jeho prodeje nebo vyřazení.

Standardem se stává elektronická archivace – ale pozor, ne každý PDF splňuje zákonné požadavky. Je nutné zajistit trvalost, čitelnost a zabezpečení dat podle GDPR a zákona č. 110/2019 Sb. To znamená ukládání na chráněných serverech s kontrolou přístupu a historií změn.

Nejde jen o právní povinnost – dobře organizovaný archiv usnadní kontrolu, čerpání dotací i jednání s investory. Přehledná dokumentace je často přehlížená, ale klíčová výhoda.

Čím lépe vedete účetnictví, tím snáze firmu rozvíjíte, čerpáte náklady, přitahujete investory a klidně spíte. Rok 2025 je ideální časem pro nastavení pořádku ve financích a zajištění souladu s předpisy.