Účetní a daňové doklady. Co byste o nich měli vědět?

Účetní doklady jsou v podstatě důkazem, že se nějaká hospodářská operace skutečně stala. Koupili jste nový počítač pro svou firmu? Musíte mít fakturu. Přijali jste hotovost od zákazníka? Potřebujete pokladní doklad.

Z účetního hlediska platí, že žádný výdaj ani příjem nelze uznat bez odpovídajícího dokladu. Správně vedené účetnictví není jen otázkou zákonných povinností, ale také způsobem, jak mít přehled o hospodaření firmy a předejít problémům při daňových kontrolách.

Faktura je nejčastějším dokladem, se kterým se v účetnictví setkáme. Slouží k evidenci obchodních transakcí mezi dodavatelem a odběratelem. Existují dva hlavní typy faktur:

• Vydaná faktura – vystavuje ji dodavatel jako žádost o platbu za poskytnuté zboží či služby.
• Přijatá faktura – obdrží ji odběratel a na jejím základě provede úhradu.

Kromě klasických faktur existují i další varianty:

• Zálohová faktura – slouží k přijetí platby před dodáním zboží nebo služby. Neobsahuje DPH, protože zatím neproběhlo zdanitelné plnění.
• Dobropis (opravný daňový doklad) – používá se k opravě již vystavené faktury, například při vrácení zboží nebo poskytnutí dodatečné slevy.

Představte si, že provozujete malou kavárnu a objednali jste si nové kávovary. Dodavatel vám vystaví fakturu, na jejím základě zaplatíte a kávovary jsou vaše. Pokud byste ale zjistili, že jeden z nich je vadný, dodavatel vám vystaví dobropis, kterým vrátí částku za vadný kus.

Pokud přijímáte nebo vydáváte hotovost, musíte mít pokladní doklad. Existují dva základní typy:

• Příjmový pokladní doklad – potvrzuje, že firma přijala hotovost.
• Výdajový pokladní doklad – slouží k evidenci výdajů v hotovosti.

Představte si, že jste malý podnikatel a nakupujete kancelářské potřeby za hotovost. Při nákupu vám vystaví příjmový pokladní doklad, který doloží výdej hotovosti z vaší firm

Ne všechny účetní operace probíhají mezi různými subjekty. Některé transakce probíhají uvnitř firmy a musí být evidovány interními doklady. Patří sem například:

• Příjemky a výdejky – sledují pohyb zásob na skladě.
• Interní převody – například převedení peněz mezi firemními účty.

Například pokud výrobní firma přesune materiál ze skladu do výroby, musí to doložit výdejkou. Bez toho by v účetnictví chyběl důležitý článek.

Daňové doklady mají speciální postavení. Jsou nutné pro správný výpočet daně z přidané hodnoty (DPH) a musí splňovat přísné zákonné náležitosti.

Zjednodušený daňový doklad

Používá se při menších transakcích do 10 000 Kč. Obsahuje méně údajů, často se jedná o klasický paragon, jaký dostanete třeba v supermarketu.

Běžný daňový doklad

Musí obsahovat:

• Identifikaci dodavatele a odběratele
• Datum vystavení a datum plnění
• Popis transakce
• Částku bez DPH, výši DPH a celkovou cenu

Při běžném nákupu služeb nebo zboží mezi firmami je tento typ dokladu standardem.

Souhrnný daňový doklad

Vystavuje se při více plněních v jednom měsíci jednomu odběrateli. Může například shrnout několik dodávek zboží na jednu fakturu.

Bez účetního dokladu nelze výdaj uplatnit jako daňově uznatelný. V případě daňové kontroly mohou chybějící doklady vést k doměření daně a sankcím. Pokud například podnikatel zaplatí v hotovosti za služby a nedostane pokladní doklad, nemůže si tento náklad uplatnit v účetnictví.

Dobře vedená evidence účetních a daňových dokladů přináší několik výhod:

• Přehledné účetnictví umožňuje sledovat finanční toky a plánovat cash flow.
• Správné doklady jsou nezbytné pro uplatnění daňových odpočtů a optimalizaci daňové povinnosti.
• V případě kontroly je firma chráněna před pokutami a doměrky.

Ať už jste malý podnikatel, nebo majitel velké firmy, pečlivé vedení účetních a daňových dokladů by mělo být samozřejmostí. Konec konců, dobrá evidence je nejen zákonnou povinností, ale také způsobem, jak si udržet kontrolu nad vlastním podnikáním.