Zajišťujte porady s účinností

Pro mnoho zaměstnanců jsou porady problémem. Pokud tomu tak je, pravděpodobně nejsou řízeny efektivně. Porada by neměla být neuspořádanou schůzkou kolegů, která nepřináší žádné výsledky. Je klíčové, aby vedoucí porady působil jako facilitátor, tedy jedinec, který umí pomáhat týmu dosáhnout efektivní dohody a podporuje vzájemnou spolupráci. Není nic špatného na tom, získat školení v této oblasti a zdokonalit své dovednosti v moderování diskuzí a sociální komunikaci. Jak ale začít řídit porady efektivně? Zde jsou některé zásady, které je dobré dodržovat.

Nepořádejte zbytečné porady jen proto, že si myslíte, že by měly být pravidelné. Efektivní porada bude ta, která má přesně stanovený program. Účastníci musí být předem seznámeni s programem a povzbuzeni k přípravě na poradu. Zejména pokud mají prezentovat návrhy nebo již dosažené cíle, o kterých se bude na poradě diskutovat. Obsah porady by neměl být překvapením pro účastníky až do doby, kdy na ni dorazí.

Každá porada by měla mít facilitátora, obvykle manažera skupiny nebo někoho z top managementu. Někdy může být vhodné svěřit tuto roli jinému členovi týmu, pokud lépe odpovídá dané situaci. Jmenujte také zapisovatele, který bude zaznamenávat důležité body a úkoly z porady. Záznamy nejsou zastaralé, musí být přesné a pomáhat s delegováním úkolů.

Pozvěte na poradu pouze skutečné účastníky, kteří jsou zainteresováni. Je lepší mít méně, ale cílených porad než mnoho zbytečných. Dbáte-li na kvalitu porady, můžete jednu větší poradu nahradit několika menšími.

Respektujte harmonogram a téma porady. Nepřipouštějte odbočení od hlavního tématu. Je důležité zamezit zbytečným diskuzím, které odvádějí pozornost od důležitých bodů. Naplánujte si čas na další diskuse na konec porady.

Rozdělte průběh porady do bloků, shrňte každý blok a přidejte úkoly. Všechny důležité informace a úkoly musí být zaznamenány a distribuovány po poradě. Nedělejte porady bez krátkých přestávek a dbájte na dochvilnost všech účastníků.

Zakážte používání mobilních telefonů a notebooků, pokud nejsou nezbytné pro prezentaci. Rušivými prvky jsou také lidé, kteří odbočují od tématu nebo se snaží vtipkovat místo konstruktivního příspěvku. Nezapomeňte udržovat vážnou a produktivní atmosféru.

Vyberte prostředí a čas, které podporují efektivitu. Nedávejte zaměstnancům příliš brzké porady nebo je nepřetěžujte prací v pozdních hodinách. Výsledek bude lepší, pokud porady naplánujete ve vhodném čase.

Na závěr porady shrňte všechny body a rozdělte úkoly s konkrétními termíny dokončení. Zajistěte, aby byly všechny úkoly jasně definované a vysvětlené a aby bylo jasné, kdo za ně nese odpovědnost.