Notářský zapis – z čeho se skládá?
Z čeho se skládá notářský zápis?
Dokument lze rozdělit do pěti základních částí:
- Komparace
Je to jakýsi nadpis, který obsahuje den, měsíc a rok sestavení aktu a v případě potřeby nebo na požádání strany – hodinu a minutu zahájení a podepsání aktu. Také označuje místo přípravy dokumentu a jméno, příjmení a sídlo notářské kanceláře, a pokud akt sestavil zástupce notáře, jeho jméno a příjmení. V této části jsou také nejdůležitější informace týkající se stran, tj. jména, příjmení, jména rodičů a místa bydliště fyzických osob, název a sídlo právnických osob nebo jiných subjektů účastnících se aktu, jména, příjmení a místa bydliště osob jednajících jménem právnických osob, jejich zástupců nebo zmocněnců, a také dalších osob přítomných při sestavování aktu. Tožnost stran a další osobní údaje se prokazují na základě občanských průkazů nebo jiných dokladů.
- Vlastní zápis
Další část notářského aktu obsahuje souhlasné prohlášení stran a odkaz na předložené a připojené dokumenty. Je to nejdůležitější okamžik právního jednání. - Poučení
V textu úředního dokumentu musí být různé návody a poučení pro strany. Informace se týkají trestní nebo daňové odpovědnosti a vzniklé daňové povinnosti. - Informace o nákladech
Závěrečná část zápisu obsahuje údaje o nákladech na uzavření smlouvy, výši notářského poplatku a vybraných daní z titulu provedeného právního jednání. - Zakončení a podpisy
Každý notářský zapis musí obsahovat formulaci ukazující, že jeho záznamy byly přečteny, přijaty a podepsány. Na originále dokumentu podepisují strany a notář. Od této chvíle je uchováván v notářské kanceláři. Strany obdrží také opisy tohoto aktu.
Sestavování notářského zápisu – klíčové informace
V případě některých právních jednání absence dodržení formy notářského zápisu způsobuje, že záznamy a dohody jsou zbaveny právních účinků, jsou prostě neplatné. To plyne z platnosti tohoto dokumentu, což znamená, že pokud jedna ze stran transakce nesplní své povinnosti, může být druhou stranou žalována před soudem. Od 1. ledna 2014 vstoupila v platnost novela občanského zákoníku, podle které mají čeští notáři oprávnění přímo provádět zápisy do veřejných rejstříků. Kvůli absenci regulace týkající se výše soudních poplatků za tyto akce se jimi prakticky zabývají až od 1. května 2015. Toto řešení rádi využívají majitelé společností, vidí zde šanci na rychlejší a levnější získání zápisu do obchodního rejstříku.
Notáři mají také právo provádět zápisy do jiných veřejných rejstříků, jako jsou rejstřík sdružení, nadací, institutů, bytových družstev nebo organizací veřejného dobra. Hlavním cílem tohoto opatření je usnadnění a zrychlení právních úkonů. Soud vede řízení, na rozdíl od notáře, který disponuje potřebnými dokumenty a provádí zápis.
Kdy notář provede zápis do rejstříku?
Podle zákona o veřejných rejstřících právnických a fyzických osob může notář provést přímý zápis na žádost osoby oprávněné k jeho podání, přičemž okolnosti zapisované do rejstříku by měly mít základ v notářském zápisu vypracovaném stejným notářem. Na rozdíl od žádosti podávané u soudu nemusí být dokument podaný u notáře v souladu s žádnými formálními požadavky. Prakticky jde prostě o uzavření smlouvy mezi žadatelem a notářem.
Je třeba si uvědomit, že v notářském zápisu musí být prohlášení notáře, že uzavřená ujednání a prohlášení jsou zcela v souladu s právem a veškeré formální požadavky potřebné k provedení zápisu byly splněny. Do zápisu je také nutné připojit nezbytné dokumenty. To však závisí na typu rejstříku a druhu zápisu.
Po splnění všech formálních podmínek a přijetí žádosti notář okamžitě přistoupí k provedení zápisu do rejstříku prostřednictvím vzdáleného přístupu. Jako potvrzení vydává žadateli výpis a do tří pracovních dnů ho rozesílá všem osobám, které byly rovněž přidány do rejstříku. Může se jednat o členy statutárního orgánu atd.
Povinností notáře je také převést všechny dokumenty, které musí být uloženy v příslušném soudním rejstříku, do elektronické verze. Jedná se o: elektronický výtah z notářského zápisu, usnesení, prohlášení vůle a plné mocnosti.
Notářský zápis – na co pamatovat?
Notář, který provádí zápis do rejstříku, nese plnou odpovědnost. Proto by měl pečlivě a pečlivě splnit veškeré formální a správní požadavky týkající se dokumentace. Navíc může zapsat pouze okolnosti, které mají svůj základ v notářském zápisu.
Dodržování formy notářského zápisu je nezbytné při různých typech právních úkonů, jako jsou zápisy do rejstříku akciové společnosti, vytvoření smlouvy o společnosti s ručením omezeným, uzavření smlouvy o koupi a prodeji nemovitosti atd. Veškeré pochybnosti ohledně formálních otázek týkajících se notářského zápisu vyjasní Kancelar29.
