Virtuální kancelář jako ekologické řešení

Potřebujete firemní adresu, ale své služby poskytujete online? Virtuální kanceláře zajišťují správu korespondence a v závislosti na nabídce také skenování dopisů a přístup k zasedacím místnostem. Přínos pro životní prostředí vzniká tehdy, když díky této službě omezíte využívání nepotřebných prostor, nákupy nebo dojíždění.

Samotná adresa emise nesnižuje. Provozovatel nadále udržuje prostory a spotřebovává energii. Před podpisem smlouvy si proto ujasněte, které součásti vašeho dosavadního zázemí již nebudete potřebovat. Pokud si ponecháte vlastní kancelář a budete nadále každý den dojíždět, další služba automaticky nesníží spotřebu zdrojů.

Navštěvujete pronajaté prostory jen zřídka? Vytápění, osvětlení a klimatizace mohou být v provozu i během vaší nepřítomnosti. Virtuální kanceláře mohou takové prostory nahradit sdíleným zázemím. Zpráva UNEP a GlobalABC 2024/2025 uvádí, že sektor budov a stavebnictví představoval 32 % celosvětové spotřeby energie a 34 % emisí CO₂. Tyto údaje zahrnují celý sektor, nejen kanceláře.

Ukončení nájmu však nezaručuje snížení spotřeby energie v budově: prázdné prostory mohou stále vyžadovat vytápění. Zeptejte se proto provozovatele, jak reguluje teplotu, zda vypíná osvětlení v nevyužívaných místnostech a jak využívá dostupné prostory. Tyto podrobnosti vám pomohou posoudit skutečný způsob hospodaření s energií.

Patnáct kilometrů do kanceláře, stejná vzdálenost zpět a 20 pracovních dnů znamená 600 kilometrů měsíčně. Pokud jezdíte především vyzvedávat poštu, virtuální kanceláře se vzdálenou správou korespondence mohou část těchto cest eliminovat. Před výběrem balíčku si ověřte dostupnost konkrétních služeb:

• skenování dopisů umožňuje přečíst si je bez návštěvy kanceláře;

• oznámení o zásilkách pomáhají určit, kdy je nutné vyzvednout originál;

• hromadné přeposílání dokumentů může snížit počet jednotlivých zásilek;

• online sjednání termínu vyzvednutí usnadňuje spojení návštěvy s dalšími záležitostmi.

Rozhodující jsou cesty, které skutečně vynecháte. IEA upozorňuje, že při krátkých trasách nebo dojíždění veřejnou dopravou může dodatečná spotřeba energie v domácnosti snížit přínosy práce na dálku a někdy dokonce zvýšit emise.

Několik schůzek s klienty měsíčně nemusí vždy odůvodňovat provoz vlastní zasedací místnosti. Virtuální kanceláře s možností rezervace prostor poskytují přístup k vybavení právě tehdy, když ho potřebujete. Výhodou je možnost vyhnout se dalším nákupům nábytku a technického vybavení. Podobně je tomu u dokumentů: sken může nahradit další papírovou kopii, pokud pracujete s elektronickým souborem místo jeho tisku.

Dohodněte se s provozovatelem na způsobu uchovávání a předávání originálů. Také digitální služby spotřebovávají energii. Podle IEA spotřebovala datová centra v roce 2024 přibližně 415 TWh elektřiny. Jde o údaje za celý sektor, které neurčují dopad jednotlivého skenu ani konkrétní virtuální kanceláře.

Nižší účet za firemní prostory ještě neodráží celkovou úsporu. Pokud vám virtuální kanceláře umožňují ukončit pronájem a pracovat z domova, zohledněte elektřinu a vytápění potřebné k výkonu pracovních povinností. Rozhodující je dodatečná spotřeba související s prací, nikoli celý účet za energie v domácnosti.

Studie publikovaná v časopise „PNAS“ v roce 2023 ukázala, že v analyzovaném modelu mohli mít zaměstnanci pracující výhradně na dálku o 54 % nižší uhlíkovou stopu související s prací než zaměstnanci pracující na pracovišti. Výsledek se vztahoval ke konkrétním podmínkám ve Spojených státech, nikoli ke službám virtuální adresy. Ve vaší firmě bude výsledek záviset mimo jiné na dopravě, vytápění a organizaci práce.

Pomáhají virtuální kanceláře vaší firmě spotřebovávat méně zdrojů? Porovnejte situaci před změnou a po ní při podobném počtu zakázek. Zaznamenávejte počet cest do kanceláře, ujeté kilometry, využívanou plochu a dodatečnou spotřebu energie v domácnosti. Zohledněte také vyzvedávání pošty a zasílání originálních dokumentů.

Pokyny GHG Protocol týkající se dojíždění zaměstnanců vycházejí při výpočtech ze vzdálenosti, četnosti cest a emisních faktorů pro jednotlivé druhy dopravy. Umožňují také volitelně zohlednit energii spotřebovanou při práci na dálku.
Pokud již pracujete z domova a nepronajímáte si kancelář, samotné pořízení virtuální adresy nedokazuje snížení emisí. Potřebujete údaje, které prokazují konkrétní změnu.