Založení firmy – zaměstnavatele a administrativní povinnosti

Když začnete podnikat, brzy nebo pozdě najmete svého prvního zaměstnance. Až se to stane, začnete se znovu potýkat s administrativními záležitostmi. Budete muset sepsat pracovní smlouvy a případně nechat zaměstnance podepsat Prohlášení o zdanitelných příjmech. Nebudete moci vynechat ani registraci jako plátce daně z příjmů ze zaměstnání (a případně také srážkové daně). Srážená daň se také každoročně vyúčtuje.

Kromě finančního úřadu musíte také jako nový zaměstnavatel zaregistrovat své zaměstnance u České správy sociálního zabezpečení a zdravotních pojišťoven. Máte na to 8 dní od uzavření pracovního vztahu. Poté se budete muset zabývat povinnostmi v oblasti bezpečnosti práce a požární ochrany.

Na závěr ještě zmíníme několik důležitostí, na které se občas zapomíná.

Označení adresy firmy a provozovny

Máte povinnost označit adresu své firmy i provozovnu pomocí IČ a názvu společnosti. V oficiální adrese firmy musíte také přebírat korespondenci a mít písemný souhlas majitele nemovitosti s umístěním sídla vaší firmy.

Datová schránka

Při zápisu firmy do obchodního rejstříku vám stát automaticky vytvoří datovou schránku na webu Mojedatovaschranka.cz, kterou musíte používat ke komunikaci s úřady. Zde se také vyřizují podání směrem ke správci daně a dalším úřadům státní správy. Důležité zprávy a upozornění vám budou také chodit sem. Doporučujeme si nastavit zasílání upozornění o nové poště, abyste nezmeškali důležité zprávy.

Evidence skutečných majitelů

Další povinností pro vás vyplývá ze zákona o evidenci skutečných majitelů. Podle tohoto zákona musí firmy uvádět informace o skutečných majitelích a vlastnické struktuře do registru Evidence skutečných majitelů.

Jestliže ve vaší firmě mají podíl nad 25 % fyzické osoby, rejstříkový soud je automaticky zapíše do evidence. Firmy s složitější vlastnickou strukturou nebo většinovým vlastníkem ze zahraničí si však musí o zápis požádat samy prostřednictvím eJustice.

Svolání valné hromady

Valná hromada je nejvyšším orgánem s.r.o. Proto se musí sejít alespoň jednou ročně, aby schválila účetní závěrku společnosti a projednala další organizační záležitosti. Na valnou hromadu je nutné pozvat všechny společníky písemně.

Poznámka: Kromě těchto obecných povinností budete muset dodržovat také pravidla specifická pro váš obor podnikání, například hygienické předpisy, pokud se zabýváte potravinářstvím.