Přímý zápis do rejstříku – pravomoci notářů

Od 1. ledna 2014, kdy vstoupila v platnost novela soukromého práva, jsou notáři oprávněni přímo provádět zápisy do veřejných rejstříků. V praxi to řeší od 1.5.2015, protože dříve neexistovaly právní předpisy ohledně výše soudních poplatků za takové zápisy. Možnost provedení zápisu pomocí notáře je zajímavým řešením zejména pro majitele společností – zápisy do obchodního rejstříku jsou rychlejší a levnější než zápis rejstříkovým soudem.

Notáři mohou provádět též zápisy do jiných veřejných rejstříků, a to do rejstříku společenství, rejstříku nadací, rejstříku ústavů, rejstříku bytových společenství, rejstříku veřejně prospěšných organizací.

Hlavním účelem takového řešení bylo usnadnit a urychlit zápisy do veřejných registrů. Soud vede řízení, na rozdíl od notáře, který má k dispozici potřebné doklady.

Zákon o veřejných rejstřících právnických a fyzických osob stanoví, že notář může provést přímý zápis na žádost osoby oprávněné k jejímu předložení, jestliže okolnosti zapisované do rejstříku vycházejí z notářského zápisu pořízeného týmž notářem. Na rozdíl od návrhu podaného k soudu, ten podaný notáři nemusí splňovat žádné formální náležitosti – v praxi jde jen o dohodu mezi žadatelem a notářem.

Notářský zápis musí obsahovat prohlášení notáře, že ujednání obsažená v listině jsou zákonná a že jsou splněny všechny formální náležitosti potřebné k zápisu.

Poslední, ale neméně důležitou věcí jsou listiny přiloženy k notářskému zápisu. Dokumenty, které mají být přiloženy, budou samozřejmě záviset na typu zápisu a typu registru.

Pokud jsou splněny všechny podmínky pro zápis do rejstříku, notář jej provede prostřednictvím dálkového přístupu bez zbytečného odkladu po přijetí žádosti. Jako potvrzení vydá notář žadateli výpis z veřejného rejstříku. Takový výpis zasílá nejpozději do tří pracovních dnů i všem osobám, které byly zapsány v rejstříku, tedy např. členům statutárního orgánu.

Listiny, které by měly být vloženy do sbírky listin (např. zmocnění, vyjádření, usnesení apod.) příslušného rejstříkového soudu, notář zkonvertuje do elektronické podoby a spolu s elektronickým opisem notářského zápisu, se zapisují do rejstříku.

Zajímavostí je, že soudní poplatky za zápis do rejstříku jsou u notáře nižší než ty, které platíme při zápisu u soudu. Jejich výška je následovná:

• Za první zápis akciové společnosti – 8 000 Kč (12 000 Kč se zaplatí u soudu),
• Za první zápis jiné osoby než akciové společnosti – 2 700 Kč (u soudu se zaplatí 6 000 Kč)
• Za provedení změn v rejstříku nebo doplnění zápisu – 1 000 Kč (u soudu zaplatíme 2 000 Kč).

Za provedení zápisu a všech úkonů s tím spojených se účtuje dodatečný notářský poplatek ve výši 300 Kč bez DPH.

Kromě výše popsaných nižších nákladů lze mezi výhody tohoto postupu započítat i rychlost takového zápisu. K provedení zápisu má soud pět pracovních dnů ode dne podání návrhu. Během této doby soud vydá rozhodnutí, které musí být následně doručeno zúčastněným stranám. Zmíněná 5denní nebo 6denní lhůta se tedy prodlužuje o dobu potřebnou k doručení rozhodnutí. V souvislosti s právem odvolat se proti rozhodnutí  se vše navíc prodlužuje o dobu nabytí právní moci rozhodnutí.

U notáře se společnost zapíše do registru v den, kdy žadatel doloží soubor listin. Údaje jsou viditelné v registru obvykle následující den.

Další výhodou je přímý kontakt s notářem. V případě nejasností, potřeby doplnit či dokonce upravit podklady se s ním konzultujeme, díky čemuž se vyhneme prodlužování celého případu či dokonce zamítnutí návrhu, což se může stát v soudním řízení.

Notáři při zápisu do rejstříku nesou velkou zodpovědnost. K formálním požadavkům dokumentace proto často přistupují velmi opatrně a pedantně. Soudní úředníci neposuzují formální správnost některých dokumentů nebo to nedokážou, a proto bývají v tomto směru méně nároční.

Některé notářské kanceláře vůbec nenabízejí přímé zápisy do veřejných rejstříků, což je pravděpodobně způsobeno vysokými administrativními požadavky a odpovědností. Kromě toho je třeba pamatovat na to, že notář nemůže zapsat všechno, ale jen okolnosti na základě notářského zápisu.

Na naší webové stránce naleznete podrobný popis postupu při registraci společnosti s r.o.

Pro účely tohoto článku uvádíme stručné informace. Zaměřujeme se především na porovnání nákladů spojených se zápisem společnosti do obchodního rejstříku a času potřebného na jeho provedení soudem a notářem.

Společnost vzniká vytvořením rozhodnutím zakladatelů ve formě notářského zápisu. V závislosti na tom, zda je společnost založena více společníky nebo jednou osobou, se smlouva nazývá společenská smlouva (víceří společníci) nebo zakladatelská listina (společnost s jediným společníkem).

Náklady na vytvoření takové listiny závisí na tom, co přesně musí upravovat a jak komplikované jsou její ustanovení. Obecně se pohybují mezi 6 000 Kč až 6 500 Kč bez DPH. V případě společnosti s jediným společníkem lze použít i hotovou šablonu, která šetří čas, ale znemožňuje přizpůsobení smlouvy individuálním potřebám. Vytvoření takové dohody stojí 4 000 Kč až 4 500 Kč bez DPH. Za zmínění stojí, že u zápisu na základě šablony notáře neúčtuje soudní poplatek 2 700 Kč.

Za den vzniku společnosti se však považuje zápis do obchodního rejstříku (obchodní rejstřík). K žádosti je třeba přiložit tyto dokumenty:

1. Zakladatelskou listinu / společenskou smlouvu ve formě notářského zápisu
2. Souhlas příslušných osob k jejich zápisu do rejstříku (společníků, jednatelů, prokuristů, členů dozorčí rady)
3. Potvrzení o splacení základního kapitálu
4. Výpis ze živnostenského rejstříku
5. Souhlas vlastníka nemovitosti s umístěním sídla společnosti

O zápis můžete požádat u soudu – budete muset zaplatit soudní poplatek ve výši 6 000 Kč bez ohledu, zda je společnost založena na základě notářem připravené listiny nebo na základě šablony. Do 5 pracovních dnů (po dni podání návrhu) soud vydá rozhodnutí a oznámí jej společníkům. Po rozhodnutí soudu běží 15denní lhůta pro odvolání. Po jejím uplynutí se společnost zapíše do obchodního rejstříku.

Pro shrnutí: 6 000 Kč (minimální náklady na notářský zápis, nikoliv šablonu) + 6 000 Kč (soudní poplatek) = 12 000 Kč. Vyhotovení zápisu trvá přibližně 20 dní od předložení souboru dokladů (je však pravděpodobné, že déle – je obtížné určit čas potřebný k doručení rozhodnutí).

Zadáme-li zápis notáři, hradíme náklady spojené s notářskou činností tzn. 300,- Kč a soudní poplatek 2700,- Kč. Společnost bude zapsána do registru ve stejný den, i když pravděpodobně bude v něm viditelná až následující pracovní den. Přesto, oproti soudnímu řízení, tento postup představuje bleskové řešení.

Pro shrnutí: 6 000 Kč (minimální náklady na notářský zápis, nikoliv šablonu) + 2 700 Kč (soudní poplatek) + 300 Kč (notářský poplatek) = 9 000 Kč. Zápis se uskuteční dnem doručení kompletní sady dokumentů.

Jak již bylo zmíněno, hotový vzor společenské smlouvy umožňuje ušetřit nejen na samotném notářském zápisu, ale i na soudních poplatcích. Při nařízení zápisu na základě takové listiny notáři neplatíme soudní poplatek.

Takže náklady budou vypadat takto: 4000 Kč (minimální náklady na zakladatelskou šablonu) + 300 Kč (poplatek za notářské služby) = 4 300 Kč. Zápis se uskuteční dnem doručení kompletní sady dokumentů. U podání návrhu přímo na soud by náklady vyšly takto: 4000 Kč (minimální náklady na zakladatelskou šablonu) + 6000 Kč (soudní poplatek) = 10 000 Kč